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搬迁办公室前应考虑的5件事

所以您正在考虑搬家。这可能意味着您已经开始意识到这项事业有多大。办公室搬迁服务可以支撑任何办公室搬迁的后勤工作,但是涉及的内容更多。

无论您是搬到下面的地板还是搬到新国家的全新城市,大家都将在办公室搬迁过程的开始时综合考虑五件事。

办公室搬家

位置

你为什么要走?您可能会出于多种原因考虑搬迁办公室。尽管看起来似乎很明显,但重要的是要弄清楚这些原因是什么。确保您选择的位置符合您的优先级。您还应该问自己,从长远来看,它是否会具有成本效益。

办公室搬迁的主要原因

更好的办公空间。您的新场所可能更适合您企业或业务部门的工作类型。您甚至可以自定义设计新空间。

靠近您使用的服务,或与您合作的伙伴或同事。

靠近客户或客户。您甚至可以通过移动来创造新的机会。

租金便宜或空间使用更具成本效益。

您企业的其他优先事项。无论出于何种原因,他们都应该支撑您的业务策略!

预算

办公室搬迁的大部分成本发生在实际搬迁之前和之后。如果预算设置和管理不当,行动越大,越容易超支。从一开始就计划成本,并根据合理的估算确定明确的预算至关重要。

预算中要考虑的事项

如果要搬到新地点,租金费用是多少?离开目前的办公场所会产生任何费用吗?

您需要取消或设置哪些服务?其中包括Wi-Fi,网络和电源。

您抵达时会收取装修费用吗?稍后再说……

是否有任何可能影响成本的限制?时间和访问建筑物等有限的资源可能会产生很大的影响。

您需要什么样的办公室搬迁服务?也许您需要将一些桌子转移到另一层。也许您正在将您的办公室一直带到一个新城市。调查企业可以提供哪些服务,以及将花费多少。

您的企业或业务部门是否有需要仔细处理的专业设备?从艺术品到超大型家具再到化学制品,一切都可以。

您是否有足够的预算来管理突发事件?如果您知道潜在的风险和缓解成本,则可以有效地计划预算。

项目经理的成本是多少?还有谁需要参与?较大动作的后勤工作可能变得非常复杂,因此在这种情况下,适当的项目管理将是关键。它也会帮助您坚持预算。

您的新办公室

搬到新位置意味着您可以创建适合您单位或企业的办公室。这是设计您梦dream以求的工作场所的机会。好吧,根据您的预算,您可能不得不跳过游泳池…

设计办公室空间

您的优先事项是什么?这些措施可能包括最大化空间,在预算限制内工作以及开发特殊设施(大家并不是指游泳池)。

您的员工需要做什么工作?您如何安排空间,使他们这样做既轻松又舒适?考虑实际的事情:照明,会议空间,家具位置,设施。

您想培养什么样的工作场所学问?设计空间的方式对于建立强大的工作学问大有帮助。它也与上述观点紧密联系。

您需要什么家具?您很可能可以使用许多现有的家具,办公室搬迁企业可以为您提供帮助。但是,在预算允许的情况下,您可能还想购买更适合目的的新家具。

设置办公室涉及多少工作?将任务委派给专家可以节省时间,并最终节省金钱。如果您正在使用一家搬迁企业来搬家,他们可能会自己提供这些服务或推荐优质的本地服务。

通讯

一旦决定搬迁,就需要考虑告诉谁。您还需要考虑将要告诉他们的确切信息以及您将如何去做。提出沟通策略将是关键。

您需要告诉谁

员工是您首先想到的人。他们是您企业的核心,也是受影响最大的人。如果您要转移业务部门,则需要先让移动人员知道。变化可能是一个挑战。它总是会带来一些不确定性。办公行动可能是工作中最大的焦虑之一。无论大小,这都会干扰日常工作,并会影响他们的工作。
良好的沟通有两种方式。对此举及其好处以及时间表有清晰的说明。但是您也需要承认困难。公开对话将使工作人员表达他们的关注并参与其中。提供反馈和输入的机会,并及时更新。许多员工可能会想到您没有想到的问题和解决方案。您越早让员工知道并参与进来,就越好。

客户和客户可能需要了解您的行动。他们如何接触您的企业和使用您的服务会有什么影响?此举对客户的重要性将决定您需要告诉他们多少。对为什么要走一个简单的说明总是一个好主意。专注于它将带给您的客户的任何收益-即使那只是一种更高效的服务。

让您的合作伙伴和外部利益相关者知道。同样,请提供采取此行动的理由,并使其简单而积极。让大家及时知道。在某些情况下,您的行动可能部分受到利益相关者的推动。为他们提供反馈的机会,尤其是如果这将影响他们与您的合作方式时。

沟通方式

在任何电子通讯中发布通知,并考虑电子邮件或社交媒体活动

带有客户收据,发票或任何邮寄单的传单和地址卡的更改

在您的网站上醒目位置放置通知

创建调查以供人们提供反馈

利用员工内部网或资讯通讯

更新您网站上的地址,在线商品,文具和电子邮件签名

计划您的行动

计划您的行动实际上是这里的关键信息。如果不是以前,现在应该很清楚,办公室搬迁涉及许多要素。

作为正式项目运行此举是一个好主意。正如大家上面提到的,聘请项目经理可以使迁移更加顺利。现实的时间表和预算至关重要。管理它们至关重要。

您还需要安排一个办公室搬家企业来帮助您搬迁。您越早联系他们,越好。专业的业务推动者将能够帮助您进行一些规划,尤其是在物流方面。他们还可以为您提供有用的建议,或为您可能要考虑的事情提供引导。如果您要搬到新城市或新国家,专家级办公室搬家人员可以使事情变得更加轻松。

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